DATEV - Schnittstelle

Einbindung Microsoft Word (Option)

Die METABAU Textverarbeitung ist für die Erstellung von Angeboten, Rechnungen usw. ausgelegt. Dies wird insbesondere durch die umfangreiche Dokumentenverwaltung mit dem Inhaltsverzeichnis sowie den Baustein und Rechenfunktionen erreicht. Benötigen Sie darüber hinaus weitere Funktionen, können Sie aus METABAU auf Word zurückgreifen. Ihnen steht damit die volle Leistungsfähigkeit von Word zur Verfügung.

Bei der Neuanlage eines Dokumentes kann im Inhaltsverzeichnis per Schalter Word eingestellt werden. Das neue Dokument wird wie gewohnt mit der Adresse und den Textbausteinen erstellt und in Word bearbeitet. Damit erfolgt die Verwaltung der Worddokumente gleich wie bei den METABAU Texten. Sie haben den Vorteil der METABAU Dokumentenverwaltung und müssen nicht auf der Windows Ebene Verzeichnisse und Dateien verwalten.

Word muss auf Ihrem PC installiert sein. Die speziellen METABAU Funktionen wie Rechnen und Textbausteine stehen in Word nicht zur Verfügung.

Einbindung von Excel (Option)

Aus der METABAU Vorkalkulation kann Excel aufgerufen werden. Damit können Sie auf der Positionsebene wahlweise METABAU oder Excel verwenden. In Excel können Sie sich spezielle Kalkulationsvarianten aufbauen.

Die Verwendung von Excel erlaubt es spezielle Kalkulation für eine Firma aufzubauen. Bei der Neuanlage einer Position erfolgt die Bestimmung METABAU oder Excel. Sie können also für jede Position das Programm wählen. Bestimme Felder aus der Positionsverwaltung werden dabei an Excel übergeben. Bei beenden von Excel werden die Ergebnisse an die Positionsverwaltung zurückgegeben. Über ein Makro kann auf die Daten der Materialdatenbank zugegriffen werden.

Excel muss auf Ihrem PC installiert sein. Ein Musterblatt für eine Excelkalkulation mit Datenübergabe und Makro für Zugriff auf die Materialdatenbank ist vorhanden. Spezielle Kalkulationsblätter müssen selbst erstellt werden.

Excel und Word sind eingetragene Warenzeichnen von Microsoft

Vertreterstatistik (Option)

Teilweise arbeiten Betriebe mit Vertretern oder Verkaufsgebieten. Damit hier der Umsatz je Vertreter und Produkt ermittelt werden kann, müssen bereits bei der Rechnungsstellung entsprechende Angaben erfasst werden. Diese können über Listen mit speziellen Rechenfunktionen ausgewertet werden. Damit dies möglichst einfach und in den Betriebsablauf integriert erfolgt, sind hierzu spezielle Felder und Funktionen vorhanden.

In dem Kopfbaustein für die Rechnung sind zusätzliche Felder eingearbeitet. In diese können bei der Rechnungsstellung die benötigten Werte sofort erfasst werden. Teilweise können die Felder aus der Adressendatei bereits vorbelegt werden. Natürlich sind diese Informationen nur intern sichtbar und werden nicht auf der Rechnung gedruckt.

Die Daten für die Vertreterstatistik werden im Ausgangsbuch in speziellen Feldern gespeichert. Bei Änderungen in der Rechnung werden die Felder automatisch aktualisiert.

Je nachdem wie Sie Ihre Statistik anlegen können Sie den Umsatz in einem Verkaufsgebiet je Vertreter ermitteln. Der Zeitraum kann dabei beliebig gewählt werden. Geben sie auch die Menge und Wert von bis zu drei Produkten oder Produktgruppen in der Rechnung an, können Sie die gleichen Auswertungen nach Produkten erhalten.

Außer dem reinen Rechnungswert können Sie auch einen Internen Verrechnungswert oder Deckungsbeitrag für die Rechnung speichern und Auswerten.

Diese Funktion ist in allen Textbereichen verfügbar. Sie können damit zum Beispiel bei „Rapport“ ein Bautagebuch erstellen.

Kostenstellen 90 (Option)

In der Ausführung Business und Professional sind 8 Kostenstellen und 90 Hilfskostenstellen verfügbar. Die Anzahl der produktiven Kostenstellen wird mit dieser Option von 8 auf 90 erhöht.

Wenn Maschinen als eigene Kostenstelle geführt werden oder ein vielschichtiger Produktions-prozess vorliegt, ist die Standardzahl von 8 Kostenstellen häufig nicht mehr ausreichend. Hier können mit dieser Option bis zu 90 Kostenstellen verwendet werden. Das hat natürlich erhebliche Auswirkungen auf die Listen. Entsprechend den tatsächlich verwendeten Kostenstellen müssen die Listen angepasst werden.

Kostenstellen einzeln (Option)

In den Aufträgen sind die Kostenstellen zu Arbeitsvorbereitung, Fertigung und Montage zusammengefasst. Diese Option stellt Ihnen die Kostenstellen einzeln für Ihre Planung zur Verfügung.

In einem separaten Fenster werden alle verwendeten Kostenstellen einzeln aufgeführt. Dabei werden je Kostenstelle die Vor- und Nachkalkulierte Zeit, die Vor- und Nachkalkulierten Kosten sowie ein Termin mit Tagesdatum und Kalenderwoche gespeichert.

Mit den entsprechenden Listen können Sie die Zeiten und Kosten für einen beliebigen Zeitraum auswerten. Die Listen müssen entsprechend den Anforderungen separat erstellt werden.

Terminkalender (Option)

Der METABAU- Terminkalender ist eine sehr umfangreiche Implementierung eines Kalenders. Sie können Termine für Mitarbeiter, Montagegruppen, Maschinen und Fahrzeuge verwalten.

Zusätzlich haben Sie Textfelder für dauernde und tägliche „To Do Listen“. Für Projekte stehen spezielle Memotexte zur Verfügung. Der Kalender kann für jeden Mitarbeiter extra geführt werden. Ein Mitarbeiter kann auf die Kalender der anderen Mitarbeiter umschalten. Die Berechtigungen wer wessen Kalender sehen und / oder ändern darf können eingestellt werden. Die Terminsätze werden in einer Datenbank gespeichert und können mit dem Suchassistent, den Listen und Reports ausgewertet werden. Gleichzeitig können die Mitarbeiter in der Verwaltung den Kalender für die Zeiterfassung verwenden. Termine können direkt in Zeitkarten umgewandelt werden. Damit die Einrichtung nicht ungewollt verstellt wird, sollten Sie diesen Menüpunkt sperren.